Es quien brinda a su jefe un apoyo con las tareas establecidas; además de acompañarlo en la vigilancia de que se cumplan con los procesos y el seguimiento de las pautas establecidas en la organización.
2 – Obligaciones y Responsabilidades
Es responsabilidad de registrar y distribuir la correspondencia de la Empresa principalmente de la gerencia.
Es responsabilidad de cada secretaria darle mantenimiento a los archivos físicos y de base de datos llevando un back-up semanal.
Es responsabilidad estar atenta a la agenda de la gerencia y a la agenda general de la organización.
Es responsabilidad de atender y oriental a cualquier persona que llame o vaya físicamente a las instalaciones de la organización y proceder a enviarlo al lugar correspondiente.
Es responsabilidad de las recepciones de mensajes telefónicos y correos electrónicos de la organización.
Es responsabilidad del control de fondo fijo (caja chica) de acuerdo a normas y procedimiento establecidos por la organización y en anuencia con el departamento de contabilidad.
Es responsabilidad de cumplir y hacer cumplir las políticas y procedimientos de la organización.
Es responsabilidad de mantener actualizado los archivos físicos y en una base de datos sobre facturas generadas, cartas, solicitudes y otros asuntos relacionados con su puesto.
Es responsabilidad de la elaboración de documentos como: Cartas, memorándum, agenda y documento para licitaciones o cotizaciones.
Es responsabilidad de presentar periódicamente los reportes siguientes.
Reportes
Reporte de facturas generadas y status de la misma: cada mes.
Reporte de nuevos integrantes a la organización: cada mes.
